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Lista di controllo del nuovo sistema telefonico

 

Stai pensando di sostituire il sistema telefonico dell'ufficio?

 
Ecco alcune considerazioni che possono aiutarti. Armato delle risposte alle domande seguenti, potrebbe risultarti molto più facile scegliere un sistema che risponda alle tue esigenze.
 
Prima di tutto, esamina rapidamente il sistema telefonico esistente:
 
• Di quanti telefoni hai bisogno?
 
• Di quanti membri del personale avrai bisogno tra 1-3 anni?
 
• Quante persone potranno essere contemporaneamente al telefono?
 
• Sei in grado di specificare in che modo il sistema esistente non ti soddisfa?
 
Le risposte a queste domande dovrebbero darti un'idea di quanti interni (linee telefoniche interne) e di quanti trunk (linee telefoniche esterne) hai bisogno, oltre a indicarti quali sono le funzioni che mancano. 
Considera ora le chiamate esterne e completa questo altro breve questionario:
 
• Possiedi più di un ufficio? In caso positivo, quante sono le chiamate tra un ufficio e l'altro?
 
• Fai chiamate internazionali? Quanti?
 
Le risposte ti daranno un'idea sul modo migliore di instradare le chiamate esterne. In altre parole, di che tipo di trunk hai bisogno? Potresti risparmiare scegliendo di instradare alcune chiamate su una rete IP come Internet oppure sulla rete PSTN tradizionale.
Sarà anche utile avere un'idea dei sistemi IT esistenti: potresti riuscire a sfruttare la tua infrastruttura IT per risparmiare e aggiungere funzionalità al sistema telefonico esistente. Prova a procurarti le informazioni seguenti:
 
• Che tipi di cavi sono installati per la rete?
 
• I cavi scorrono fino a ogni scrivania?
 
• Gli switch di rete supportano Power Over Ethernet?
 
L'infrastruttura IT indicherà se la rete è adatta agli interni telefonici IP, con la conseguente riduzione delle spese di cablaggio e la semplificazione dell'installazione.
Prenditi il tempo necessario per pensare a quali funzioni telefoniche ti saranno davvero utili. A questo scopo devi riflettere su come lavorano le persone nella tua azienda.
 
• Alcuni membri del personale devono spostarsi spesso all'interno della sede?
 
• Le persone sono spesso lontane dalle loro scrivanie?
 
• Il tuo personale comprende telelavoratori o dipendenti che lavorano sul campo?
 
• Usi applicazioni informatiche per memorizzare le informazioni di contatto?
 
• Disponi di gruppi di persone che gestiscono le chiamate in arrivo?
 
• Ci sono utenti con requisiti "speciali", come centralinisti, supervisori di call center o personale che lavora in ambienti difficili?
 
Le risposte a queste domande forniranno informazioni sulle capacità delle applicazioni e dei terminali necessari per il sistema, comprese le applicazioni CTI, i sistemi di segreteria telefonica e i moduli dei tasti programmabili. Per ottenere la migliore integrazione e semplicità d'uso, la scelta della piattaforma PBX deve essere fatta tenendo presenti questi criteri fin dall'inizio, invece di considerarli opzioni aggiuntive.
 
Infine, non dimenticare di prendere in considerazione i requisiti di installazione e manutenzione.
 
Soluzioni:
Ora disponi probabilmente di più informazioni sul sistema esistente, oltre ad alcuni requisiti del sistema sostitutivo. Vediamo ora alcune delle tecnologie che possono fornirti un vantaggio aziendale.
 
Uffici multipli:
Se la tua azienda dispone di più sedi, puoi risparmiare instradando le chiamate tra gli uffici a una rete privata virtuale (VPN) su Internet, invece che alla rete PSTN.
 
Ciò può essere vantaggioso soprattutto se gli uffici sono ubicati in paesi diversi. Questa configurazione può richiedere l'installazione di trunk VOIP.
 
Personale mobile:
Se il personale si sposta molto all'interno della sede ma deve restare in contatto, i telefoni wireless DECT possono rappresentare un significativo vantaggio perché consentono ai dipendenti di restare in contatto anche mentre si muovono.
 
I moderni sistemi DECT aziendali offrono tutti i vantaggi dei telefoni collegati al PBX, consentendo di accedere alla segreteria telefonica e ai trasferimenti di chiamata anche lontano dalla scrivania.
 
Computer Telephony Integration (CTI)
Se la tua organizzazione utilizza un pacchetto CRM (Customer Relations Management) o un programma per la gestione dei contatti su PC, puoi semplificarti la vita collegando il sistema telefonico all'applicazione informatica.
 
Il collegamento consente di effettuare le chiamate direttamente dall'applicazione scelta, senza salvare i numeri in due posti diversi, e semplifica la ricerca dei contatti e le chiamate riducendole a un semplice clic.
 
Le informazioni raccolte dovrebbero essere un buon inizio per stilare un "elenco dei requisiti" di base, che risulterà molto utile per vagliare le potenziali soluzioni.