DocStor sceglie gli scanner Panasonic per AkzoNobel

AkzoNobel, l'azienda leader nel mondo per i rivestimenti e i prodotti di chimica fine, ha selezionato gli scanner Panasonic per acquisire, indicizzare e archiviare in modo sicuro la documentazione cartacea dei dipendenti nel Regno Unito.
L'obiettivo del progetto era creare un sistema in grado di acquisire senza errori oltre 4.000 dossier del personale e trasferire tali informazioni in una soluzione protetta, basata sul Web, nel server delle risorse umane presso il centro di elaborazione dati di AkzoNobel.
device
Gary Winstanley, HR Manager, UK Shared Service presso AkzoNobel commenta: "L'azienda ha iniziato una valutazione delle aree critiche, identificando quelle in cui era possibile proteggere più adeguatamente le informazioni vitali dal rischio di potenziali disastri, utilizzando un approccio sicuro online. Fra queste, una era l'area della documentazione cartacea sui dipendenti.
Compilati in anni di storia dell'azienda, i dossier che riguardavano i dipendenti con la maggiore anzianità potevano risultare estremamente dettagliati e, di conseguenza, la produzione di duplicati cartacei di riserva avrebbe richiesto troppo tempo – oltre a non essere una soluzione ecologica, considerata la grande quantità di carta necessaria.
Ci occorreva un sistema avanzato, basato sul Web, che ci aiutasse a proteggere la documentazione cartacea dai rischi di incendio e alluvione. Oltre a creare l'unità Central HR Shared Services ad Altrincham, il team, per collaborare al meglio, avrebbe dovuto accedere agli archivi dei dipendenti nella sede centrale. Alla fine, abbiamo pensato che la conversione del sistema cartaceo esistente in una versione elettronica, disponibile in un archivio centralizzato, sarebbe stata l'opzione più economica e più produttiva".

SOLUZIONE INTEGRATA

Procedendo nell'iniziativa, la direzione di AkzoNobel si è resa conto che occorreva una soluzione di documentazione che consentisse di risparmiare spazio, eliminare la necessità per il personale di eseguire operazioni quotidiane basate sul cartaceo e fornire un accesso condiviso – per ottimizzare l'efficienza dell'azienda.
Con l'obiettivo di sfruttare al massimo il budget disponibile, la direzione di AkzoNobel ha scelto una soluzione di scansione e archiviazione di documenti prodotta da DocStor e che comprendeva gli scanner KV-S7065, KVS7075C e KV-S2048C Panasonic, forniti in outsourcing da ImagingXtra. "Per rendere il team operativo con gli scanner Panasonic e la loro interfaccia intuitiva è stata sufficiente una formazione veramente minima", afferma Gary Winstanley. "Inoltre, gli scanner Panasonic si integrano perfettamente con il software DocStor, offrendoci una soluzione di sistema totale".
Tony Crook di Panasonic aggiunge: "Il KV-S7075C Panasonic è uno scanner piano con capacità di alimentazione automatica di documenti. Ideale per il lavoro a livello di interi reparti, come il progetto di AkzoNobel, l'unità combina caratteristiche avanzate e prestazioni superiori in una soluzione di scansione versatile ed efficiente".
La distinzione automatica tra formati binari e a colori riconosce le pagine a colori e quelle in bianco e nero, riducendo le dimensioni dei file e assicurando un processo di scansione ottimale. Anche i materiali di consumo, facili da rifornire e a resa elevata, riducono al minimo le interruzioni durante l'utilizzo.
"Il KV-S7075C Panasonic è una soluzione di scansione intelligente che garantisce un alto livello di qualità e prestazioni in ogni singola operazione e ha rappresentato una scelta obbligata per una parte così importante del progetto", conclude Tony.
Alle attrezzature del reparto si aggiunge uno scanner KV-S2048C Panasonic, per l'inserimento della documentazione quotidiana. I dossier dei dipendenti vengono acquisiti, inoltrati quando necessario ai responsabili delle risorse umane, indicizzati e archiviati. Il KV-S2048C Panasonic è lo strumento ideale per aggiornare e integrare le capacità di gestione dei documenti di qualsiasi reparto. Con funzionalità di scansione a colori fronte-retro e una gestione della carta sempre affidabile, il KV-S2048C risponde perfettamente alle necessità di archiviazione ordinaria dei documenti di AkzoNobel.
La presenza degli scanner Panasonic nell'ambito della soluzione complessiva ha rassicurato la direzione di AkzoNobel, che era certa di acquistare una tecnologia potente e affidabile, certificata da un marchio di prestigio internazionale. Sia il KV-S7075C che il KV-S2048C Panasonic sono il partner tecnologico ideale per la soluzione di DocStor.

IL VANTAGGIO DI PANASONIC

Nella fase di attuazione del progetto, FileFlatners Limited è stata incaricata di acquisire in modo sicuro oltre 2.700 dossier storici dei dipendenti di AkzoNobel. Nel processo è stato utilizzato lo scanner KV-S7065, in combinazione al software Image Capture Plus di Panasonic e all'applicazione di indicizzazione di DocStor. I risultati della scansione sono stati quindi collegati direttamente a una copia del dossier del dipendente di AkzoNobel, per rendere possibile una ricerca nel database che permettesse di convalidare ogni voce di indice.
Dopo di che, le immagini completate e i dati di indice sono stati trasferiti, in modo sicuro, nel server principale delle risorse umane, per l'importazione nella soluzione eStor, basata sul Web ed esclusiva di DocStor. Infine, e nell'ambito del costante processo di sviluppo dell'archivio eStor dell'azienda, anche i documenti elettronici, le e-mail e i dati dei nuovi dipendenti vengono acquisiti e caricati dal personale di AkzoNobel, al fine di migliorare ulteriormente l'efficienza operativa e consentire un semplice accesso ai dossier. Oggi l'archivio eStor ad alta efficienza permette notevoli risparmi di tempo e spazio di storage e costituisce per il team delle risorse umane di AkzoNobel una soluzione di archiviazione a crescita esponenziale.
Sfruttando la tecnologia di Panasonic e DocStor, AkzoNobel ha già aggiunto altri 1.300 dossier di dipendenti al sistema eStor. Gary Winstanley conclude: "Nell'utilizzo pratico, gli scanner Panasonic si sono dimostrati affidabili e intuitivi. Anche la risoluzione dei file prodotti ci ha sorpreso, poiché è molto superiore alla qualità dei documenti cartacei vecchi e sbiaditi ai quali eravamo abituati.
Sostanzialmente, il progetto si è rivelato un autentico successo e ora, per i documenti del nostro personale, disponiamo di una piattaforma solida, sicura e facilmente accessibile da vari reparti autorizzati, in tutto il mondo".