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Collaborazione e tecnologie rivoluzionarie al centro delle sale riunioni del futuro

Autore: Hartmut Kulessa, European Marketing Manager

Qual è il futuro delle riunioni e degli eventi? Le persone che si incontrano nelle sale riunioni e negli spazi per eventi sono stimolate a esprimere idee e dare vita a conversazioni, con cui contribuiscono a plasmare opinioni personali e strategie aziendali. Il futuro di questi ambienti si baserà sempre di più sull’interazione e sullo scambio, arricchiti dall’applicazione pratica e dal ricordo di un’esperienza proficua. Innovazioni quali la tecnologia olografica, la proiezione 3D e gli spazi collaborativi sono destinate a impieghi di massa senza precedenti. Ma come prepararsi a questa evoluzione?

Panasonic partecipa alla ricerca e dibattito sulla “Sala riunioni del futuro”. Il progetto, gestito dal German Convention Bureau, dall’Associazione Europea dei Centri Congressi e dal Fraunhofer Institute, ha condotto una ricerca volta a identificare i requisiti tecnici e organizzativi necessari per tenere riunioni efficaci, nonché i diversi tipi di partecipanti e l’impatto della tecnologia in questi scenari.

La finalità del progetto è comprendere come si svolgeranno le riunioni, le conferenze e gli eventi tra 5-10 anni e individuare le tecnologie in grado di rispondere alle esigenze dei futuri meeting - ad esempio forum di interazione basati sulla proiezione olografica, conferenze multi-sito con il supporto di telecamere e incontri di gruppi di lavoro facilitati da display interattivi.

Due fra le principali necessità emerse dalla ricerca sono la digitalizzazione e l’interazione, che dovranno essere supportate da tecnologie innovative. Queste possono includere proiezioni su vasta scala e pareti interattive, per consentire ai relatori di connettersi, visualizzare e tenere presentazioni più coinvolgenti e facili da ricordare per il pubblico. I display Panasonic consentono già la partecipazione simultanea di più di un singolo utente, grazie a tecnologie multi-touch che permettono a varie persone di scrivere allo stesso tempo. Panasonic può produrre display touchscreen di grande formato ricorrendo alla tecnologia ShadowSense, che sfrutta dei sensori per rilevare l’ombra di un oggetto e determinarne la posizione esatta ed è in grado di riconoscere fino a 20 punti di contatto simultanei per i Video Wall di maggiori dimensioni. Questa tecnologia rileva e commuta automaticamente vari dispositivi di input, quali un dito, uno stilo o una gomma, e riesce persino a identificare e ignorare i contatti accidentali.

L’interazione e l’uso delle tecnologie digitali rappresentano ulteriori fattori di successo emersi dalla ricerca. In particolare, è stato suggerito l’impiego di formati e tecnologie all’avanguardia, nonché di ausili per la visualizzazione e di formati interattivi, per promuovere la trasmissione di conoscenze. Di recente, Panasonic ha introdotto il concetto di “Scale-Up Classroom” che, nonostante progettato originariamente per l’istruzione, è congeniale anche alle sale riunioni del futuro.  La tecnologia di Scale-up, sviluppata con terze parti, si basa su un’ampia proiezione frontale utilizzando più proiettori in Edge Blending e una serie di display interattivi, installati su tavoli da lavoro generando cosi spazi di collaborazione adatti a piccoli gruppi. Il contenuto può essere inviato dai display più piccoli ai proiettori principali, in modo da agevolare le discussioni dei gruppi e rendere possibili riunioni coinvolgenti e completamente interattive.

Secondo la ricerca, la predisposizione di sale riunioni collaborative è senza dubbio un trend emergente sul mercato. In pratica, lavorare insieme o “collaborare” è diventato prioritario per il trasferimento delle conoscenze. Di conseguenza, gli organizzatori di eventi dovrebbero non limitarsi semplicemente a promuovere l’interazione negli spazi dedicati, ricorrendo a formati e tecnologie ad hoc, ma anche condividere contenuti online, rendendoli accessibili ad altri. In questo modo potranno mantenersi aggiornati, ad esempio, sui comportamenti di apprendimento e insegnamento, in costante evoluzione. Presso la Allied International Bank abbiamo implementato un’ampia installazione aziendale, che conta oltre 500 display Panasonic, per realizzare spazi relax da adibire a riunioni estemporanee e diffondere messaggi tramite digital signage. L’allestimento AV ha modificato radicalmente la cultura del lavoro nella banca: la necessità di costanti comunicazioni e-mail si è ridotta e si è imposto un ambiente di lavoro flessibile, dove il personale è libero di collaborare in modo formale o informale. Questa tecnologia può offrire un contributo prezioso alle sale riunioni del futuro.

Inoltre, secondo la ricerca, il networking viene percepito come una necessità critica. I partecipanti agli eventi collaborano fra loro più intensamente e ritengono fondamentale scambiare esperienze, conoscenze e contenuto, quindi tendono a proseguire l’interazione personale oltre l’evento, creando reti di comunicazione costante.

Uno dei risultati principali della ricerca è stato scoprire che, per rispondere alle aspettative dei partecipanti, “chi pianifica eventi deve concentrarsi sia sul trasferimento di conoscenze, sia sugli elementi sorprendenti o rivoluzionari che introducono un cambiamento, avendo cura di soddisfare individualmente i requisiti di diversi tipi di utenti”. I partecipanti apprezzano gli eventi se imparano qualcosa di nuovo che possono applicare nel lavoro di ogni giorno, se rimangono sorpresi o se riscontrano, conseguentemente, dei cambiamenti. È anche importante soddisfare le esigenze dei vari tipi di partecipanti, e integrarli tutti - che siano tecnici esperti o rimasti all’analogico, giovani o meno giovani, introversi o estroversi.

La presenza olografica è stata una delle tecnologie identificate quali trend in crescita per le riunioni e gli eventi nella prima fase della ricerca sul futuro delle sale riunioni. L’anno scorso, all’Imperial College di Londra, è stato realizzato un allestimento olografico utilizzando proiettori Panasonic. I relatori hanno potuto interagire con gli studenti in tempo reale, rispondendo a reazioni e domande tramite una telecamera connessa, con un’immediatezza del tutto naturale. Il sistema si basa sulla proiezione di un’immagine su uno schermo in vetro, dove viene creata un’illusione di profondità mediante uno sfondo, un proiettore e un monitor. Questa tecnica offre una nuova finestra di opportunità per i settori del business e dell’istruzione. Per assicurare un livello adeguato di interazione con il pubblico, i relatori avevano a disposizione un monitor ad alta definizione in uno studio remoto, predisposto in modo da supportare il contatto visivo e la risposta agli spettatori.

Per le aziende che organizzano eventi, questa tecnologia offre il vantaggio di poter invitare relatori di fama mondiale senza dover ricorrere a viaggi aerei che, oltre a essere costosi, richiedono tempo e danneggiano l’ambiente. Un vantaggio di questa tecnologia a confronto delle “installazioni di ologrammi a fantasma di Pepper” è la convenienza, che la rende un’opzione alla portata delle organizzazioni di medie dimensioni.

La proiezione olografica potrebbe fornire un ambiente interattivo per le chiamate in conferenza e le riunioni che consentirebbe alle organizzazioni globali di risparmiare sui costi tenendo riunioni in remoto senza rinunciare alla qualità del contatto umano reale. Anzi, in questo modo, ai dibattiti, ai seminari e alle chiamate in conferenza interverrebbero più persone di quelle che potrebbero riunirsi in uno spazio fisico e con un coinvolgimento maggiore di quello possibile tramite una connessione video.

Il futuro delle sale riunioni e degli spazi eventi sarà più interattivo e si affiderà a tecnologie in grado di dare vita ad autentiche esperienze. Mentre la tecnologia continua a evolvere e perfezionarsi, è probabile che assisteremo a una maggiore diffusione delle tecniche di collaborazione e della proiezione olografica nelle sale riunioni di tutto il mondo.